Transformación de procesos en un ecosistema legal cambiante

En un mundo cada vez más digital, las firmas jurídicas no pueden ser ajenas a los cambios que se están produciendo.

Las firmas jurídicas están sujetos a los mismos tipos de fuerzas de cambio que han llevado a las empresas de su sector de Servicios Profesionales a transformar estructuras y procesos en el desarrollo de productos, operaciones, ventas y más. Los cambios en el ecosistema legal incluyen avances tecnológicos sin precedentes, una nueva ola de litigios corporativos y expectativas profesionales cambiantes de los colegas de la práctica legal. Para atraer y retener talento, operar de manera eficiente y apoyar la misión de la organización, los directivos deben revisar la estructura y los procesos que soportan a su organización.

Un dato importante, recabado por parte del “INEGI” es que la fuerza laboral de abogados durante el cuarto trimestre de 2021 fue 415k personas y las entidades federativas con mayor número de abogados durante el cuarto trimestre de 2021 fueron Ciudad de México (77.3k), Estado de México (63.8k) y Jalisco. Una vez obtenidos estos datos, se puede analizar que las empresas legales tienen un gran impacto en estas 3 entidades federativas y que a medida que los abogados generales se van familiarizando con los cambios constantes, la automatización y otras eficiencias por la tecnología buscan nuevas formas de aumentar la productividad en las firmas de abogados..

El proceso básico del negocio del despacho debe estar bien construido organizativa y digitalmente. Éste debe de ser el primero a consolidar de forma eficiente y productiva.

Es decir, implica tener la tecnología y organización capacitadas para que sus profesionales accedan a sus bibliotecas de documentación por materia, por cliente, por presupuesto, por expediente, a sus modelos, publicaciones técnicas internas y externas, y les permita almacenar/enviar esta documentación desde el correo electrónico o el procesador de textos sin diferencia alguna entre trabajar en la oficina o a distancia.

Dado que los espacios inteligentes han cambiado la forma en que los despachos de abogados trabajan y atienden a sus clientes, de acuerdo a Gartner, los departamentos jurídicos habrán triplicado su gasto en tecnología para el año 2025 y representarán el 12% de todo el presupuesto interno, de tal manera que la tecnología está revolucionando la forma en que los departamentos jurídicos invierten su tiempo y recursos, con numerosos y poderosos beneficios para su productividad, cumplimiento y gobernanza general.

Sin embargo, el nuevo contexto y comportamiento de los clientes, ha generado un caso de negocio que se está justificando en este tipo de despachos; y es la automatización. Delegar muchos procesos soportada por tecnología libera a los equipos jurídicos y supone un importante ahorro de tiempo y costes.

De esta forma, algunos de los elementos relevantes para tener en cuenta al momento de definir la tecnología para el departamento legal son:

· Determinar con precisión el proceso o situación que, a través de la tecnología, se va a optimizar. En este punto es necesario analizar si efectivamente la implementación de la tecnología cumplirá su papel.

· Identificar quién participará en este proyecto (además del equipo legal) y establecer por escrito las metas a las cuales se quiere llegar con la inversión, permitiéndoles a los stakeholders a emitir sus comentarios e incluso, si es posible, participar en la implementación posterior.

· Considerar si la implementación de tecnología justifica y soporta regulaciones locales, protección de datos y otras políticas de la empresa.

Por otro lado, la automatización puede ser extremadamente beneficiosa en la gestión de contratos, archivando las cuentas cerradas y supervisando la actividad en curso durante todo el ciclo de vida del contrato. La incorporación de este tipo de flujo de trabajo en el departamento jurídico no sólo ahorra tiempo, sino que también puede hacer que todo el equipo sea más eficiente al reducir los errores humanos, mejorar la prestación de servicios y reducir los riesgos y que la búsqueda constante de optimización y eficiencia en costos por parte de los clientes beneficiarios de los servicios, la implementación de nuevas tecnologías ayude a que los prestadores de servicios legales realicen las tareas más organizadas y controladas

Las organizaciones líderes tecnológicas pueden ayudar a este tipo de industrias a sobresalir y a apalancar los constantes cambios que van sufriendo las empresas legales, para que tengan un mejor mecanismo de trabajo y soporten todos sus procesos legales.

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Referencias:

Referencia 1: https://www.dilitrust.com/es/blog/tendencias-legales-en-2022/

Referencia 2: https://datamexico.org/en/profile/occupation/abogados?redirect=true

Referencia 3: https://www.mckinsey.com/industries/financial-services/our-insights/law-firms-and-professional-services

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